Kierownik biura
Zapewniam sprawne funkcjonowanie biura oraz procesów administracyjnych w firmie.
Kierownik biura
Zapewniam sprawne funkcjonowanie biura oraz procesów administracyjnych w firmie.
Dlaczego lubię ten zawód?
Moja praca to niekończąca się opowieść – w biurze zawsze dużo się dzieje, są mniejsze i większe problemy techniczne i organizacyjne, które muszę rozwiązywać na bieżąco. Jestem osobą, do której przychodzi się z pytaniami i oczekuje dobrej odpowiedzi. Moja praca wiąże się z dużą dynamiką, a ja uwielbiam, gdy dużo się dzieje. Dzięki wypracowanym i szlifowanym w firmie zdolnościom organizacyjnym potrafię też sprawnie działać w życiu prywatnym, pomagając rodzinie i znajomym.
Czym się zajmuję?
Jestem odpowiedzialny za koordynację spraw administracyjnych związanych z funkcjonowaniem biura. Mam zespół, który na bieżąco nadzoruję. Razem z moimi podwładnymi zajmuję się obsługą dokumentów firmowych oraz poczty przychodzącej i wychodzącej. Dbamy o współpracę ze stałymi dostawcami, obsługujemy biurową recepcję, witamy gości, odbieramy telefony, organizujemy podróże służbowe oraz imprezy okolicznościowe, zapewniamy pracownikom materiały biurowe, takie jak notatniki, długopisy czy papier do drukarki. Do moich zadań należy też dbanie o przestrzeń firmową. Koledzy i koleżanki z pracy kontaktują się ze mną, gdy napotykają nietypową sprawę do załatwienia, a do mnie należy pomoc każdemu, kto nie wie jak rozwiązać dany problem.
Ogólnie mówiąc, na co dzień sprawiam, aby każdy pracownik mógł wykonywać swoją pracę w jak najbardziej komfortowych warunkach. Zakres moich obowiązków jest bardzo szeroki, dlatego każdego dnia muszę być gotowy na nowe zadania, nawet takie, z którymi nigdy wcześniej nie miałem do czynienia. Moja praca nie jest typową pracą biurową. Sporą część czasu poświęcam na przemieszczanie się po budynku i załatwianie różnych spraw z ludźmi z poszczególnych działów. Oprócz tego biorę udział w spotkaniach biznesowych, podczas których bardzo przydaje się moja wiedza administracyjna. Jako że mam swój zespół pracowników, jestem również odpowiedzialny za ich pracę i rozwój. Czuwam nad tym, aby wykonywali swoją pracę efektywnie oraz żeby dobrze im się pracowało w naszym biurze.
Co powinienem umieć?
Przede wszystkim muszę potrafić efektywnie zarządzać czasem i zadaniami do realizacji oraz muszę umieć delegować poszczególne obowiązki na moich podwładnych. Dlatego szczególnie istotna jest dla mnie umiejętność organizacji pracy w zespole. Muszę cechować się dużą kreatywnością w rozwiązywaniu problemów. Ze względu na to, że bardzo intensywnie współpracuję z innymi ludźmi, muszę mieć wysokie zdolności komunikacyjne. Muszę też znać się na istniejących w firmach procesach administracyjnych.
Powinienem umieć działać dynamicznie i pod presją czasu. Ponieważ pracuję w środowisku biurowym, muszę znać pakiet MS Office oraz powinienem móc bez problemu porozumiewać się w języku angielskim. Przydaje mi się prawo jazdy kategorii B, abym mógł w razie potrzeby załatwiać sprawy poza siedzibą biura. Jako kierownik muszę mieć umiejętności przywódcze, tak aby móc prowadzić zespół i sprawnie koordynować działania biura.
Jakie kompetencje miękkie są ważne w mojej pracy?
- kreatywność,
- umiejętność łatwego nawiązywania kontaktów z innymi,
- umiejętność pracy w zespole,
- dokładność,
- umiejętność szybkiego podejmowania decyzji,
- umiejętność pracy pod presją czasu,
- podzielność uwagi,
- umiejętność delegowania zadań.
Gdzie mogę pracować?
Jako kierownik biura mogę pracować w każdej firmie lub organizacji, która potrzebuje wsparcia administracyjnego, zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym.
Tekst udostępniony na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa 4.0 (CC BY 4.0). Jeśli chcesz go rozpowszechnić lub użyć w swoich materiałach, zajrzyj tutaj.
