Archiwista zakładowy
Zarządzam przechowywaniem dokumentów sporządzonych w zakładzie pracy.
Archiwista zakładowy
Zarządzam przechowywaniem dokumentów sporządzonych w zakładzie pracy.
Dlaczego lubię ten zawód?
Każde przedsiębiorstwo, firma, urząd, czy instytucja potrzebuje do sprawnego działania różnych dokumentów: umów z pracownikami, statutów, sprawozdań,… Tworzą ich tak wiele, że potrzebują archiwów do przechowywania tych, które nie są potrzebne do bieżącego działania. Dzięki mojej pracy archiwum zakładowe jest dobrze zorganizowane, a dokumenty właściwie skatalogowane i ułożone na półkach tak, że łatwo można znaleźć każdy z nich.
Czym się zajmuję?
Opiekuję się dokumentami sporządzonymi w zakładzie pracy, w którym jestem zatrudniony. Pod moją pieczą są oczywiście tylko takie materiały, które nie są już potrzebne do działania firmy, np. akta osobowe pracowników, którzy zostali zwolnieni, odeszli albo przeszli na emeryturę, nieaktualne regulaminy, statuty, zasady kontroli jakości, procedury alarmowe i ewakuacyjne, rozliczone faktury sprzed lat, dokumentacja techniczna produktów, których już się nie wytwarza w przedsiębiorstwie.
Ja wszystkie te dokumenty przyjmuję do archiwum, i nadaję każdej teczce właściwe oznaczenie, czyli sygnaturę, określającą rodzaj znajdujących się w niej dokumentów i położenie teczki w magazynie. Żeby dobrze oznaczać dokumenty, muszę rzecz jasna najpierw je przeczytać. Sygnatury poszczególnych teczek wpisuję do rejestru wszystkich materiałów przechowywanych w archiwum zakładowym. Dzięki niemu można nawet po latach łatwo odnaleźć żądany dokument wśród mnóstwa teczek leżących w pudłach i segregatorach lub ustawionych na regałach.
Wszystkie dokumenty w archiwum zakładowym muszą być przechowywane w odpowiednich warunkach: stała temperatura, niska wilgotność, ochrona przed światłem, a ja muszę wiedzieć, w jaki sposób to zapewnić. Do moich obowiązków należy też udostępnianie akt osobom, które zostały do tego upoważnione przez dyrekcję mojego zakładu pracy, lub z innych względów mogą zapoznać się z ich treścią, np. pracownikom urzędu skarbowego, policjantom, prokuratorom. Okresowo sprawdzam, czy stan dokumentów zgromadzonych w archiwum zgadza się ze spisami zdawczo-odbiorczymi i przygotowuję sprawozdania z zarządzania pracą archiwum.
Co powinienem umieć?
Muszę dobrze wiedzieć, jaki jest ustawowy czas przechowywania różnych typów dokumentów. Np. te dotyczące księgowości firmy: faktury VAT, ewidencje przebiegu pojazdów, spisy inwentaryzacyjne, księgi przychodów i rozchodów, oraz dokumenty związane z ZUS, w tym imienne raporty miesięczne, trzeba trzymać przez pięć lat. Dokumenty związane z kadrami, np. karty ewidencji czasu pracy, imienne listy płac oraz akta osobowe, np. świadectwa pracy, trzeba przechowywać przez 10 lat. Materiały archiwalne innego typu, takie, jak dokumentacja techniczna produktów, mapy i plany budynków, zdjęcia, korespondencja służbowa, wytworzone przez instytucje państwowe: urzędy wojewódzkie, kuratoria oświaty, izby celne, urzędy skarbowe, urzędy miast i gmin, uczelnie wyższe, po upływie 25 lat od ich powstania muszą być przekazane do archiwum państwowego.
Muszę znać treść ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przepisy BHP, przeciwpożarowe, ochrony środowiska i ergonomii pracy dotyczące zarządzania dokumentami w archiwum zakładowym. Muszę wiedzieć, jakie dokumenty tworzą poszczególne urzędy i instytucje oraz potrafić je rozpoznawać. Muszę też sprawnie korzystać z komputera, żeby móc obsługiwać komputerowe bazy danych służące do ewidencji i katalogowania dokumentów papierowych oraz elektronicznych.
Jakie kompetencje miękkie są ważne w mojej pracy?
- odpowiedzialność,
- rzetelność,
- obowiązkowość,
- zamiłowanie do porządku, żeby utrzymywać archiwum w dobrym stanie,
- dokładność,
- staranność,
- cierpliwość,
- umiejętność pełnego skoncentrowania się na pracy,
- dobra pamięć.
Gdzie mogę pracować?
Mogę znaleźć zatrudnienie w przedsiębiorstwach z różnych branż, w bibliotekach, muzeach, szpitalach, sanatoriach,…
Tekst udostępniony na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa 4.0 (CC BY 4.0). Jeśli chcesz go rozpowszechnić lub użyć w swoich materiałach, zajrzyj tutaj.
