Sekretarz
Odpowiadam za sprawne działanie sekretariatu i organizuję pracę moich przełożonych: kierowników, dyrektorów, prezesów.
Sekretarz
Odpowiadam za sprawne działanie sekretariatu i organizuję pracę moich przełożonych: kierowników, dyrektorów, prezesów.
Dlaczego lubię ten zawód?
Można powiedzieć, że sekretariat to serce instytucji – to tu przygotowuje się niezbędne dokumenty, ustala terminy spotkań i konferencji, prowadzi rozmowy z klientami, sponsorami i partnerami W sekretariacie następuje też przekazywanie dokumentów, okólników między szefem a pracownikami. Dzięki mojej pracy wszystko odbywa się profesjonalnie i na czas, a dobre zarządzanie sekretariatem wpływa na lepsze działanie całej firmy.
Czym się zajmuję?
Niektórzy mówią, że jestem sercem firmy. Odpowiadam za sprawne działanie sekretariatu i organizuję pracę moich przełożonych: kierowników, dyrektorów, prezesów. Jestem odpowiedzialny za układanie planu dnia, ustalanie godzin i miejsca spotkań z kontrahentami, prawnikami, interesantami, konferencji, podróży służbowych, zebrań zarządu. Dbam o to, żeby przestrzegać tych planów, a w razie konieczności ich zmiany informuję o tym z wyprzedzeniem innych uczestników, odwołuję rezerwację w hotelu, zwracam bilety.
Do moich codziennych obowiązków należy przygotowanie bieżącej korespondencji i dokumentów, a następnie przekazanie ich szefowi do zatwierdzenia. Odbieram i segreguję przychodzące listy, rachunki. Ponadto odbieram telefony, łączę rozmówców z moim przełożonym, a jeśli to niemożliwe – zapisuję informacje, które dzwoniące osoby chcą mu przekazać. Z polecenia szefa dzwonię do różnych instytucji i kontrahentów, aby załatwić zlecone mi sprawy. Przekazuję pracownikom polecenia służbowe wydawane przez szefa. Zajmuję się gośćmi mojego przełożonego, jeśli zjawili się w sekretariacie pod jego nieobecność.
Co powinienem umieć?
Muszę bardzo dobrze orientować się w działalności firmy czy instytucji, w której pracuję, ponieważ do moich obowiązków należy także udzielanie wszelkich potrzebnych informacji kontrahentom i interesantom.
W tym zawodzie ważna jest dobra znajomość przynajmniej jednego języka obcego, ponieważ bardzo często muszę przygotowywać oficjalne pisma do zagranicznych kontrahentów, kontaktować się z nimi telefonicznie lub towarzyszyć szefowi podczas oficjalnych spotkań z udziałem gości z zagranicy.
W pracy wykorzystuję m.in. komputer, kserokopiarkę, skaner, faks, bindownice czy gilotyny, dlatego muszę bardzo dobrze znać się na ich obsłudze. Ważna jest zwłaszcza znajomość arkuszy kalkulacyjnych, umiejętność posługiwania się różnymi edytorami tekstu oraz obsługa poczty elektronicznej.
Muszę wiedzieć, jak przechowywać i archiwizować dokumenty, jak organizować pracę sekretariatu, prowadzić rozmowy telefoniczne oraz korespondencję z interesantami, kontrahentami, firmowymi prawnikami, jak organizować spotkania biznesowe, konferencje, posiedzenia zarządu, jak przyjmować zagraniczne delegacje.
Jakie kompetencje miękkie są ważne w mojej pracy?
- uprzejmość,
- cierpliwość,
- umiejętność łatwego nawiązywania kontaktów z innymi,
- opanowanie,
- umiejętność pracy w stresujących warunkach,
- umiejętność szybkiego podejmowania trafnych decyzji,
- umiejętność pełnego skoncentrowania się na pracy.
Gdzie mogę pracować?
Mogę znaleźć zatrudnienie w zakładach pracy, instytucjach, szkołach, organizacjach pozarządowych,…
Tekst udostępniony na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa 4.0 (CC BY 4.0). Jeśli chcesz go rozpowszechnić lub użyć w swoich materiałach, zajrzyj tutaj.
